文/张琦

本文由作者向无讼阅读独家供稿，转载请注明作者和来源
 

合同管理，从谈判开始到合同履行完毕或合同相关争议处理终结，其冗长的过程和繁杂的工作会耗用负责合同事务的员工大量的时间和精力，也会影响到商业运营的效率。而负责合同事务的员工，既需要关注合同文本的质量，也需要关注文本以外的谈判、签约、履行中的各项工作，包括对合同的补充与变更、履行中的争议处理、证据及文件的归档。那么每天都需要处理大量合同事务的大型企业，如何进行高效的合同管理和运作呢？笔者试从人员分工和配置这一角度出发，提出一个方案以供探讨。

首先，何谓高效？笔者认为，一方面，质量高，合同没有法律上的错误和逻辑上的疏漏，既符合具体的业务需求，能够帮助商业目的的实现，也能在争议发生时为公司提供强有力的支持；另一方面，效率高，合同部门的响应速度要快，从业务部门提出需求到合同最终签订或合同相关问题得到圆满解决，期间所花费的时间要尽可能少。

怎样做到高效呢？笔者认为，可以对法务部或合同部门具体负责合同事务的人员分三层级进行人员配置，同时细化其各自的工作职责。

合同经理、高级专员、初级专员分工配合

第一层级，设合同经理或主管（以下统称为“合同经理”）。主要负责：一、与公司管理层沟通衔接，从大方向上保证合同部门对业务部门的支持；另一方面也需要通过合同经理使管理层充分认识到合同管理的重要性，以促进其他部门与合同部门之间顺畅协作。二、制定及维护合同相关政策、流程，流程顺畅效率则高，同时，流程设计合理能够使得每一步骤都具有可操作性，合同人员加以培训之后即能上手。三、针对公司的业务需求制定各类标准合同模板和法律文件（以下统称为“标准合同”），并实时维护、更新，例如在新法出台旧法失效时相应修改标准合同。四、领导处理重大疑难合同事务。五、培养合同部门员工，例如，为部门争取培训经费，从外部寻求法律相关培训课程，在内部亲自对员工进行合同相关培训，或者邀请业务部门高管对员工进行业务方面的培训，等等。六、管理部门员工及外部律师。

当公司总法律顾问工作太满无暇管理太细的合同事务时，单设合同经理就更为必要。

第二层级，设高级合同专员。主要负责：一、对于不采用公司既定模板的非标准合同，负责合同签订和管理，具体包括合同起草、审查、修改、签署、存档，以及就非标准合同相关事宜提供咨询服务；二、指导、帮助初级合同专员处理标准合同中的客制化条款及标准合同事务中的疑难问题；三、为业务部门提供各类合同培训。如果高级合同专员的工作量太大，可将其合同签署、存档等简单的行政性事务分配给初级专员。

第三层级，设初级合同专员。主要负责：一、根据模板和流程来制作和管理标准合同，包括标准合同的起草、修改、终止、签署、存档、咨询、培训等；二、签订合同前的尽职调查，以及对合同对方当事人的审查等工作；三、维护管理合同部门的档案、数据库及各种系统，并负责提供相关报告信息，等等。初级专员限于经验及业务水平，可以从流程把控的角度来对最终的成果和质量加以控制。

在大部分企业中，合同事务由法务人员负责，不一定单设合同部门或者单独指派部分员工专门处理合同事务。这种情况下，笔者仍然建议分别进行经理级、高级、初级的法务人员配置，处理对应的合同事务。而不是把所有的合同事务不加区分都指派给一个人或由多个人共同承担。

需要指出的是，三者虽然各有分工，但并非要求其只顾自己的一亩三分地。很多时候更需要三者紧密配合互相协作。例如，公司如果卷入诉讼，除了需要合同经理牵头处理，也需要合同专员调出相关记录、签字的合同原件或副本。大型企业一旦卷入诉讼纠纷，很可能需要提取前几年甚至前十几年的合同。因此存档工作事情虽小，意义却重大。再比如，合同管理需要业务人员、合同人员、专业律师相互配合，合同人员把合同理顺了，可是业务人员不买账，认为合同人员是在毫无必要地咬文嚼字或是为了凸显自己的职能而为难业务人员，这种情况下，必要时将需要合同经理对合同人员的支持，帮助业务人员接受合同人员的专业意见。总的来说，合同专员与业务一线联系紧密，更容易发现执行中的问题，因此需要主动及时地向合同经理反馈，以帮助合同经理能够针对实际业务需求和问题做出反应，保持合同部门的良性运作；而合同经理能从公司战略发展大方向的层面，引领整个合同部门往正确的方向走。不论划分多少层级，仍然是一个整体。

利VS弊

这一方案的好处在于：

一、保证合同高质量。由业务最精经验最足专业功底最深厚的合同经理来制定标准合同模板，可以保证标准合同的高质量，而标准模板的质量得到保证，也保证了使用标准模板的每一份合同的质量。由高级专员处理非标准合同，可以降低初级专员因业务水平不够或经验不足而处理不当的概率。标准合同交由初级专员管理，而不是给业务部门提供模板之后由业务部门自行处理，有利于从合规性方面对合同及交易进行把控，也能避免业务部门在法律知识不足的情况下只顾业绩而随意签署或改动合同，从而有助于进一步控制法律风险，同时也能够帮助业务部门节省文档处理的时间精力而集中精力主攻业务。

二、提高合同事务处理效率。一方面，由于三者致力于特定范围的业务领域，实务经验得以快速积累，有助于通过长期积累熟能生巧。另一方面，这样分工能将具备不同专业水平和经验的人员分别匹配相应难度的工作，高效地利用人力资源。具体来说，合同经理及高级专员不需要为简单的合同事务及行政性事务花费宝贵时间，从而能匀出更多的时间精力处理相对复杂的合同；初级专员不用为了完成超出其业务水平的高难度合同事务而花费过多的时间，同时标准模板的使用也大大节省了初级专员处理合同事务的时间和精力。

三、有利于合同部门的稳定性以保证其能够持续提供高水平的服务。部门内部的上升空间和机会能够帮助企业留住人才。考虑到新手可能在一定时期内影响到部门运作的效率，低离职率更有利于合同部门稳定高效地运作。

当然，这一方案也是有局限性的：

首先，该方案可适用的范围有限，既得是合同事务繁多的大中型企业，合同部门至少得有两名以上员工（在合同部门只有两人的情况下需要将三层级人员配置调整为两层）。其次，分工非常细，导致工作的重复性大，对员工自身发展有一定限制，也有可能影响到员工的工作积极性。

但总的来说，这些局限并不会在企业层面影响到对合同进行高效管理，利弊对比明显。因此，笔者认为这种方案会是相当有效的。

实习编辑/王林