文/王忠 浙江泽大律师事务所 

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对于每一位刚入行的律师助理来说，时间管理能力的高低直接决定着工作效率的高低。如何做到从容、高效而不忙乱地完成各项助理工作，这里和大家分享一种有效的时间管理方法：GTD。

GTD是GettingThingsDone的缩写，翻译过来就是"把事情做完"，是由美国著名的时间管理专家DavidAllen在《搞定：无压工作的艺术》一书中提出的时间管理方法。这种方法的核心理念在于：只有将你心中所想的所有的事情都写下来并且安排好下一步的计划，你才能够心无挂念，全力以赴地做好眼前的工作，提高效率。

GTD认为我们日常工作中大部分的不安和焦虑来自于：很多事情我们答应别人要去做，但最后却没有做到，或者拖延，或者忘记，导致他人对我们能力和信用的怀疑，使我们产生焦虑和不安，所以时间管理从本质上来说就是管理我们的承诺。联系我们日常的律师助理工作，有时候我们或者忘记了带教律师交代的某项重要文案工作，或者忘记了某个重要的开庭时间，或者忘记在截止时间之前把法律意见书传送给客户，以上种种都是律师助理工作中不应该出现的糟糕情况，这些也都引发或者加剧了我们的焦虑和不安。

所以，如果我们想成为一名合格靠谱、高效从容的律师助理，我们要做的，就是要把占据我们大脑的这些事务都清理出来，把它们捕获并收集在大脑之外的载体上，使它们显性化、明确化，然后通过分解和高效执行，让这些事情一一得到落实。那么，GTD方法该如何应用在律师助理工作中呢？

在具体的操作层面，GTD方法的流程主要包括五个环节：收集、组织、排程、执行、检视。

第一、收集

把一切吸引我们注意力、需要我们去落实执行的事务都记录下来，清空我们的大脑。这里就收集的工具而言，应当越单一越好，我们可以根据自己喜好来选择收集工具。可以选择最简单的纸笔，也可以用手机APP或者其他诸如录音笔之类的工具进行收集。目前手机应用软件市场上根据GTD原理研发出来的手机APP已经有很多，典型的比如OmniFocus、滴答清单、iThoughtsX，这些都具有强大的收集事件功能。就笔者本人而言，最喜欢的是最简单的纸笔。

那么何时进行收集？笔者建议可以仪式化地固定在每天清晨醒来之后或者到律所坐定之后开始收集。因为人在经过一个晚上的睡眠之后，思路最清晰，精力最充沛，特别适合对一整天要做的工作事项进行梳理安排。佐藤传在《晨间日记的奇迹》一书中就特别推崇每天早上用3分钟的时间来写晨间日记，整理记录每天要做的事情，形成待办事项清单。当然，在其他时间段，只要有工作事项发生，都可以随手记录到你的这个"收集篮"中去。

那么如何进行收集呢？彼得德鲁克在《卓有成效的管理者》一书中提出"边界条件说明的越清楚和越精细，则据以做出的决策越有效，越能解决需解决的问题"，也就是说：目标越明确具体量化，实现的可能性就越大，而低效率往往来自于目标的不明确，所以这就要求我们在收集律师助理工作的每日待办事项时，应当注意从四个方面来明确：一是明确该事项的时间要求，比如写下"3月25日上午9：00，到杭州市中级人民法院开庭"，这里就明确了开庭这一待办事项的具体时间。二是明确该事项地点要求，有时候我们记错了具体的工作地点，就可能耽误时间，所以必须写清楚某一事项对应的具体地点在哪里。比如第一次去杭州市中级人民法院开庭，你就可以写下："3月25日上午9：00，上城区之江路768号，杭州市中级人民法院开庭"。三是明确该事项对应的"人"，也就是工作对象要求。有些工作事项必须要明确工作对象，才能正确地提交工作成果。比如："3月25日下午15：00，向××集团法务总监提交某法律意见书"。第四、明确该事项对应的其他具体细节要求。比如客户特别要求法律意见书的正文字体必须是黑体四号字。当然以上四个要素不是每一个待办事项都必须具备，这四个方面只是帮助你明确待办事项的分析框架。

第二、组织

在待办事项收集完成之后，我们就需要对每一个待办事项进行组织加工。如果我们收集到的事项是一个单一的行动，那么我们只要根据事项本身的要求去执行就可以了，但如果这个事项是一个项目，就需要我们做进一步的组织加工，把它分解为一个个下一步行动。这里的一个重要概念，就是"下一步行动"。所谓下一步行动，一定是指一个可以执行的步骤。GTD这一环节背后所依据的原理就是："把复杂的事情简单化，把简单的事情可操作化。"这就好比参加马拉松，如果你一口气跑完42.195公里，那一定是一个异常艰巨的任务，你还不一定能完成，但如果我们把马拉松分解成42个一公里，当我们把每一个1公里都跑完了，那么是不是就意味着那看似不可完成的马拉松任务最后不也就完成了吗？这也就是斯蒂文*柯维在《高效能人士的七个习惯》中所提到的"以终为始"。所以，"组织"这个环节的好坏，直接影响到后续执行可能性的大小。

这里举个例子，比如，律师助理接到一个"创办律所微信公众号"的工作任务，显然，这个任务不是一个行动可以完成的，它就可以分解为：

1、2016年3月25日上午，搜索了解微信公众号创办需要的条件和手续；

2、2016年3月25日下午，准备微信公众号创办需要的条件，开始申请；

3、2016年3月26日-3月28日，向所内律师征集文章和图片，筛选确定创刊号文章；

4、2016年3月28日，请主任为律所微信公众号写一篇祝语；

5、2016年4月1日，准备妥当，正式对外发布律所微信公众号。

第三、排程

前面的组织环节是根据事务本身的逻辑把它分解成一个个可执行的步骤，但我们的日常是从早上上班开始到晚上下班结束，所以我们需要把这些"下一步行动"安排到某一个具体的时间段才可以执行，这一环节所对应的原理就是：把可操作的事情流程化、可视化。这也就形成了GTD方法流程的第三步：安排日程，形成日程表。比如：

8：30-9：00：参加公司业务部部门晨会；

9：00-10：30：起草×××案件的法律意见书；

10：30-11：00：整理×××案件的案卷材料；

这样我们就很清楚，某一天的某一个时间段，我们需要做哪一件事，执行哪一个"下一步行动"，一目了然。这里为了不错过一些重要事项的事件节点，在安排日程的同时，我们可以充分利用好现有手机闹钟或一些专门APP（比如滴答清单、印象笔记、语记）的提示功能。这样我们就可以解放自己的大脑，而且不会错过重要的时间节点。

第四、执行

在这一个环节，有很多具体的方法可以帮助我们提高效率，这里特别推荐"番茄工作法"。这种方法来自于意大利的FrancescoCirillo，他通过实验发现人的精力和注意力其实都是有限的，一般成年人一般每次只能集中25分钟注意力，基于这一发现他创立了"番茄工作法"，就是：以25分钟为一个番茄钟，在这个番茄钟里面，尽量保持自己不被打扰，高效专注地做事情，等到25分钟截止时间的闹钟响起，停下来彻底休息5分钟，休息结束，再进入下一个番茄钟。这种方法可以帮助我们实现良好的精力管理，保持一个高效而不疲累的工作节奏。这里和大家分享一个基于番茄工作法原理开发的手机APP：PomodoroTime，这个可以在苹果手机的APPStore里找到，应用起来非常方便。

当然，工作中想要不被打断是不可能的，针对工作中的突发事件和意外，有一个方法正好可以破解，这就是"两分钟原则"。所谓两分钟原则，就是：如果一个突发的工作事项，2分钟之内可以解决做好的，马上起来动手解决，不要拖延。如果2分钟之内不能解决的，且不是特别紧急的，把它列入待办事件清单，按照GTD流程处理，不要让它破坏你的番茄工作法。比如某天下午，我们正在集中注意力在起草一份法律意见书，这时带教律师突然开门进来要求我们马上给他打印一份律所的法律服务合同，这时因为我们电脑中就有现成的法律服务合同文本，所以我判断一下这个突发任务我在2分钟之内可以完成，我马上就动手打印整理好，给带教律师送过去。

另外对于我们日常助理工作中，大量重复出现的工作事项，我们可以尝试建立个人工作的SOP（标准化业务流程），按照"批处理原则"，把这些大量重复的事项集中在一个时间段之内统一处理，这个方法也可以大大提高我们的工作效率。

第五、检视

如果我们能够认真地执行GTD方法的前上述四个环节，可以说已经非常高效而有执行力了，但对于律师助理而言，"检视"这一个环节，才是GTD方法中最重要，也是最有意义的环节。苏格拉底在《自辩辞》中曾说："Thelifewhichisunexaminedisnotworthliving.（未经检视的人生是不值得活的）"以往我们很多人工作就像踩西瓜皮，滑到哪算哪，做完就扔，从来不进行总结和回顾，而总结、反思、提高恰恰是个人业务能力成长最重要的环节。试想，如果我们可以从每一件我们经手的工作中都总结出一些经验和收获，长此以往累积，日复一日，你可以想象我们的业务能力的成长会有多快？这个原理对我们的律师助理工作同样适用。

那么如何进行检视和总结？这里的建议是律师助理在每天下班前留出15分钟对自己一天的工作进行回顾总结，这就像一个下班前的仪式。你可以写下：

1.今天我做了哪些具体助理工作？

2.这些工作分别消耗了多少有效工作时间？

3.今天的工作内容让我有哪些经验和收获？

4.明天我还有哪些工作需要完成或者跟进？

除了每日回顾之外，我们还可以进行周回顾、月回顾和年回顾，检视我们的工作目标的推进情况。通过检视，我们可以保持一颗"觉察心"，不断实现目标，提升自己的律师业务能力，获得快速成长，最终形成我们在律师职业领域的核心竞争力。

以上就是GTD方法的具体内容，当然没有一种时间管理方法是万能的，我们需要结合自身的实际，灵活地运用这个方法，最终形成我们自己高效平衡的工作系统，让我们的律师助理工作，不仅仅只有忙碌无暇，更有优雅和从容。

 

 

实习编辑/张洁