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律师，时间都去哪了？
“互联网时代下律师基础设施建设的两个重要基础，一是律师行业信息化进程，也就是云端工作平台的搭建，另外一个则是律师基于互联网的工作习惯的养成”
律师最大的敌人就是时间。
外出的律师总有奔波不完的路程，办公室里的律师总有改不完的材料，无论诉讼还是非诉，无论办公室的台式电脑还是奔波在出差路上随身携带的笔记本电脑里，“文字”都是需要伴随律师职业生涯的重要角色，很多人因为紧急时找不到文件而急躁，出差途中无法看到电脑里材料而无奈，社交软件传输中的繁琐耗时而感到无力，律师所用材料繁多且需求棘手。在互联网时代下如何管理文档关系着律师信息管理的安全、高效和便捷。形成良好的互联网习惯将大大节约时间成本，而一个优秀的律师一定是拥有良好的时间控制和管理能力的。
作为律师，你遇到过这样的问题吗？
上面的几个痛点归结起来有如下几点需求：同步，备份，检索，版本管理。接下来我把自己使用网盘来管理文档经验分享给大家，希望能帮助大家使用互联网来提高工作效率，减少文档管理带来的苦恼。
组织文档，让你的桌面不再乱
很多人不重视文档管理，经常看到周围同事铺满桌面的文档。短时间内不会造成工作困扰。但是长久看来，会大大降低工作效率，有时甚至会影响“大事”，为了能解决上述文档管理中痛点，首先我建议大家将电脑中的工作文档集中分类、结构化管理，即按照文档进行层层分类，将相同的类别的放在同一个文件夹中，比如像下面这样：
在每个分类中大家可以根据自己需要添加更为细致的分类，形成结构化分类，我的目录结构大致是这样的：
另外，在mac系统中，我们还可以对常用的文件夹添加颜色标签，这样查找时直接使用Finder的左侧颜色标签栏就可以快速定位到目标文件夹。
这样经过整理后，可以统一存在同步文件夹里，这样不但不易丢失，容易查找，而且会对梳理个人思路有所帮助。
善用网盘，让你工作更加便捷
关于如何选择网盘，下面我列了一些适合工作的网盘的特点：
支持同步备份，支持多种客户端，比如Windows，Mac，iOS，Android，网页端；
数据安全（加密存储，误删恢复）；
最好能支持版本管理；
速度快、稳定；
口碑好，用起来省心；
PS：最近由于国家政策原因，许多网盘相继发布关闭公告，比如：新浪微盘，UC云盘，金山快盘。因此在选择网盘时需要考虑政策风险，避免因为网盘由于政策原因关闭而造成数据损失或者造成迁移成本过高。一般来说，国内的网盘都会面临政策风险，特别是一些有分享功能而且容量较大的网盘，容易被犯罪分子用来分享非法文件，从而导致网盘容易面临被关停风险。所以有条件的尽量选择口碑较好的，同步速度快而且稳定的网盘。没必要为了更大的容量而去选择一个网盘。
备份
对于法律人来说，文档里包含的可能是反复修改好的合同、用照片拍照的重要工作信息、当事人的证据材料等。文档安全关系重大，能够保证在电脑或手机出现故障时文档不会损坏、丢失是非常重要的。虽然这种情况发生的几率比较低，但是一旦出现损失很大，大多数时候文档的价值远远大于设备本身。因此我们最好能做到未雨绸缪。我在不久前丢过一部手机，上面记录了数百个联系人的电话，短信，多张工作图片，以及备忘录和各种账号密码等信息。虽然手机丢了，但是只要网盘的账号和密码就可以将备份的信息同步到新设备上，确保信息安全。得益于良好的备份习惯，庆幸我的数据一点都没丢。
设备同步
很多人会选择白天办公室里台式电脑办公未完成，回家加班继续笔记本办公。或者电脑上文档编辑，外出时想找到电脑里的文档却无奈只带手机没有随身带电脑。这时候如果有一个网盘能够实现不同设备之间的同步对接就会快速解决这种困扰。目前我了解到的，大部分人一般会选择社交平台的文件传输功能来实现功能，这样的方式不仅费时、繁琐。有时候还需要找别人帮忙协助。而我们只需将材料习惯性的在网盘里进行保存，就可以实现文档不受设备、地点影响的同步。
协同办公
网盘的同步对团队协作办公也非常重要，甚至可以实现资源的云分享。如果同事之间工作交集比较多，需要对同一个文档进行操作，或者彼此传输文件较多。这个时候也可以通过网盘便捷处理。？你也可以创建一个协同文件夹，通过邮件来邀请好友一起编辑文档，也可以对文件夹设置访问权限，文件发生任意修改均会被同步至所有设备，保证同事间版本一致。
PS：关于文档安全问题
在同步文件夹中，你的文件都会被自动加密保存到网盘中，即便电脑损坏，仍可从云存储找回。有的网盘提供两步验证功能，如果你担心密码有被盗的风险，你可以在网盘中开启Google两步验证（在你每次登录时，不仅需要输入密码，而且需要输入两步验证码）。这样即便密码被盗，黑客因为没有两步验证码，也就无法登录你的网盘。
版本管理
很多律师都对文件有过这样的标注“合同”“合同修改版”“合同修改版1”“合同完结版”，看起来非常啰嗦，甚至有时候会不小心关闭窗口导致无法浏览，我使用的网盘拥有文件时光机功能，可以任意恢复文件的历史版本，即使是数月前删除的文件，也可在回收站中找回。
巧用搜索，让你工作更高效
有时候在很多文档中寻找需要的文档确实是一件让人烦躁的事，就算是对文件进行了细致的分类，也要一级一级的打开文件夹，我们可以利用操作系统或者其他工具提供的搜索功能，提高文档搜索效率。
对于Windows用户来说，如果仅仅是在某个文件夹内进行搜索，直接使用资源管理器右上角的搜索框来进行文件搜索也就够用了。但是如果记不清这个文件到底在哪个文件夹时，就得在整个硬盘中搜索了，这样做也不是不行，缺点就是Windows自带的搜索速度比较慢。
在Windows下，有一款非常出名的本地文件搜索工具，那就是Everything，这个小工具自2008年发布以来，直到今天仍然在更新（最近的一次更新是2015年11月份），安装包仅仅不到1M，用来搜索本地文件快到不可思议！大家可以从下面的图片中感受下。
大家可以访问Everything官网下载安装包，安装好Everthing后，它会自动的索引你电脑中的所有文件，这在几秒钟内就可以完成。以下是高效使用Everything的几点建议：
设置为开机启动，避免每次重启电脑后需要手动启动的麻烦；
为Everything设置全局呼出快捷键，想用的时候，使用快捷键就能快速呼出；
如果你的电脑C盘中仅仅只有系统文件，可以在设置中将C盘排除在外，能让搜索更精准；
可以为搜索关键字设置颜色，让搜索结果更直观；
而Mac下最优秀的快速搜索工具当然要数Alfred了，Alfred使用快捷键就能快速呼出搜索窗口，它可以用来搜索文件、文件夹、程序，甚至直接输入shutdown就可以关机！
使用这两款软件就可以让我们快速找到所需案件材料和其他信息啦。
律师，时间都去哪了？
掌握高效工作技巧，才能赢得时间、赚的金钱、出任合伙人，走上人生巅峰！
实习编辑/王林