文/张健 北京大成律师事务所（福州）高级合伙人

本文为作者向无讼阅读独家供稿

 

将先进的技术应用到律师执业中，并以此来提升服务客户的能力，是每个律师必须思考并践行的。我们只有走在时代的前面，才有可能为客户提供更有价值的服务。

 

Excel是现今最基本的办公应用软件，而且她对提升我们办公效率确实有极大帮助，我们没有理由不去学着了解和掌握她。本文传授给大家的所谓“神操作”，其实是Excel中最不值一提的技术，作者仅仅想通过这项技术给大家带来方便，让我们尽快消除对Excel的恐惧和排斥心理。

 

……

 

在《1分钟消除律师Excel恐惧症》一文中，我们介绍了律师可以运用Excel的排序功能，对案件的证据材料和事实进行整理。其实，Excel这个数据处理工具对律师的作用远不止于此。工具最大的特征在于其机械性，她可以革命性的快速处理更多的重复性的工作，Excel作为程序性工具也不例外，她可以瞬间完成对同一逻辑下的数据进行操作处理，其方便和完美程度一定令你无法想象。这里给大家介绍一个在我们律师执业中一定会用到的Excel操作，由于她的实用和方便，同时也最能体现Excel的价值，所以我将这个操作叫作“神操作”。

 

下面我们通过一个实例对“神操作”进行介绍和展示。

 

|  一、案例

 

下列共计10个日期，请计算各前后相邻的两个日期之间的相隔天数：

 

1.1998年10月3日；2.2001年12月31日；3.2002年2月21日；4.2005年3月23日；5.2008年9月20日；6.2010年8月21日；7.2012年7月31日；8.2013年6月15日；9.2014年9月4日；10.2015年2月4日。

 

|  二、传统处理此类事务的方式

 

传统计算器不具有直接计算“两个日期相减”得出相隔天数的功能，但是在办案过程中我们经常遇到这样的情形。通常情况下，我们会选择手工计算，因为不同月份的天数不同，所以手工计算时常会出现误差。为了解决这个问题，有的律师甚至采用数日历，甚至数手指头的方式，让人无可奈何。正是因为如此，涉及处理类似数据计算的案件，我们更多的是将这些工作交给当事人自行处理。

 

其实这样的处理方式无形增加了我们的执业风险以及当事人的诉讼风险。

 

|  三、利用Excel基本操作进行处理

 

在一定意义上说，Excel是一个可视化的计算器。普通的计算器，在计算出结果后，录入的基础数据及计算过程中使用的计算公式会立即消失而没有被储存，而Excel则始终保存着全部数据及过程，可以让你随时复查和修正你的基础数据及所使用计算公式的正确性和准确性。更为重要的是，Excel可以通过任意两个日期相减计算出这个期间内的相隔实际天数，从而满足我们利用普通计算器无法实现的需求。

 

具体操作如下：

 

（一）设计表格模式

 

依据该计算的需要，我们将表格的内容设计为“序号”、“日期”和“天数”。设计完成，录入Excel表格，录入后的格式见图1。

 

图1

 

（二）定义数据类型

 

只有正确定义数据类型，才能在Excel中正确录入，也才能进行正确的数据处理。

 

1.“序号”的数据类型不进行特别设置，即采用默认格式。

 

2.将“日期”的数据类型设置为日期格式

 

将光标移动至日期上方的“Ｂ”处，然后点击鼠标右键，在出现的菜单中选中“设置单元格格式”，然后选择“日期”，再选择“2001/3/14”格式，最后点击“确定”即设置完毕。具体操作见图2和图3。

 

图2

 

图3

 

3.将“天数”的数据类型设置为“数字”格式

 

将光标移动至日期上方的“C”处，然后点击鼠标右键，在出现的菜单中选中“设置单元格格式”，然后选择“数字”，再将“小数位数”设置为“0”，最后点击“确定”，即设置完毕。具体操作见如下图4：

 

图4 

 

（三）录入基础数据

 

将各个日期遵循时间先后顺序并按“1998-10-3”的录入格式进行录入，见下图5

 

图5 

 

（四）计算

 

1.第一组数据的计算方式

 

（1）选定计算结果的显示位置

 

因为是后一个日期减去前一个日期，因此应将计算结果显示在“Ｃ”列中与“2001/12/31”对应的位置，然后点击该单元表格即完成选定。具体操作见图6。

 

图6

 

（2）写入计算公式

 

点击选定的结果显示单元表格后，然后依次写入“＝”，点击“2001/12/31”，写入“－”，击点“1998/10/3”，形成“＝B3-B2”。具体操作见下图7。

 

图7

 

（3）得出计算结果

 

写入计算公式后，点击回车键，即得出两个日期相减的结果，该结果“1185”就是两个日期之间的天数，见图8。

 

图8

 

2.比照上述第一组数据的计算方式，分别计算以后各组的计算结果，见图9。图9中“天数”中的每一组数据均为所对应的日期与前一个日期期间内的天数。

 

图9

 

|  四、利用Excel 进行“神操作”

 

如果仅利用Excel计算器功能计算各时间点的天数，并没有显示Excel的强大功能。程序作为工具最大的特点在于避免重复性的工作，而上述计算方式，显然存在大量重复性的工作，因为在每一组数据的计算过程中，都重复了第一组数据的计算公式。下面我们通过这个“神操作”，能够有效避免一切重复，实现瞬间就完成所有各阶段的天数计算，具体步骤如下：

 

（一）第一数组数据的计算方式：

 

1.选定计算结果的显示位置：同图6

 

2.写入计算公式：同图7

 

3.得出计算结果：同图8

 

（二）其他各组数据的计算

 

1.完成第一组数据的公式写入及计算后，将光标移至第一组数据计算结果“1185”右下角小方框处（小方框见图10中红色半圆圈定的区域），并对准右下角的小方框，直至光标变成一个黑色十字星“＋”。

 

具体操作见图10

 

图10

 

2.光标对准“1185”的单元表格右下角的小方框后，按住鼠标右键向下拉至最后一组数据或你选定的计算范围（期间不要松开手），然后松开手，我们便完成了整个“神操作”。这时你会发现在光标拖行的范围内的“天数”单元表格中产生了数据，该数据便是两个相邻的数据差值，即此期间的天数。通过这一简单的操作瞬间完成所有目标结果的计算。见图11。

 

图11

 

3.数据校验

 

为了保证该神操作的准确性，应当对这一操作的准确性和有效性进行校验。如选定序号为第6行的计算数据，用鼠标点到第六行所对应的天数即“700”处的单元表格，然后双击鼠标，就会显示该数据的计算公式为“＝B7-B6”，即2010年8月21日减2008年9月20日所得的差值，完全正确。具体见图12。

 

图12

 

因为这一操作极为简便和重要，也是最能体现Excel优势的基础功能，因此被我称为“神操作”，并由衷希望对Excel不太了解的入门律师能够掌握，这对我们升级法律服务至关重要。

 

 

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责编：王大莹